10 maneras expertas de ofrecer un excelente servicio al cliente en 2025

Al comenzar 2025, el servicio al cliente nunca ha sido tan importante. La investigación muestra que&a href="https://www.digitalcustomercare.eu/en/10-customer-service-statistics-to-guide-your-2022-support-strategy/" target="_blank" rel="noopener">el 86% de los clientes están dispuestos a pagar hasta un 25% más por un buen servicio al cliente. Los clientes que tuvieron la mejor experiencia de atención gastaron un 140% más que aquellos que vivieron un mal servicio.

Con las ventas en comercio electrónico en su máximo histórico y la predicción de que las ventas minoristas en general aumentarán un 2.5% interanual en 2022, es fundamental que tanto los negocios en línea como los físicos ofrezcan un servicio de atención al cliente impecable para maximizar las ventas potenciales. En medio de este entorno dinámico y en crecimiento, un servicio al cliente de primera categoría es imprescindible para toda empresa que busque vender en 2025.

Otro factor que subraya la necesidad de enfocarse en el servicio al cliente es que debe ser digital y conveniente. Los clientes actuales son expertos en tecnología y tienen altas expectativas respecto a la atención. Esto significa que cada negocio debe estar tecnológicamente preparado para diseñar sus estrategias de atención. Los canales digitales como las redes sociales y el chat en vivo tienen un papel destacado en el panorama actual del servicio al cliente. Ofrecer experiencias adecuadas será clave al implementar un cuidado efectivo que asegure que los clientes estén bien atendidos, satisfechos y propensos a realizar compras repetidas.

Incluso las empresas más centradas en el cliente tienen áreas en las que el servicio puede mejorarse. Actualizar los programas existentes de atención al cliente es una estrategia clave, ya que cambios aparentemente pequeños pueden marcar una gran diferencia en los márgenes de venta globales.

Aquí tienes diez consejos que las empresas pueden implementar de inmediato para mejorar su servicio y aumentar la satisfacción general del cliente. 

1. Asegúrate de tener un equipo de atención al cliente excepcional

Sentar bases sólidas para un excelente servicio al cliente permite que las empresas comiencen con buen pie. Crear una experiencia de cliente fantásticasignifica contar con el equipo adecuado.

Un equipo de atención al cliente es la cara visible de toda empresa. Es fundamental que quien lo integre esté bien formado, que cada miembro tenga pasión por su trabajo y que existan sistemas que los respalden para hacer sus tareas de la mejor manera posible.

Todo empieza con la selección. No todos están hechos para el servicio al cliente. Una contratación reflexiva e informada permite que las empresas empleen a las personas correctas, que posean muchas de las cualidades de un representante de atención al cliente exitoso, como:

• Paciencia
• Empatía
• Conocimiento técnico
• Buenas habilidades comunicativas

No basta con armar un equipo soñado; las empresas deben brindar a cada representante la capacitación y apoyo necesarios para que puedan desempeñar su rol de manera óptima. Esto incluye dotarlos de las herramientas correctas que hagan que gestionar la mesa de ayuda sea una experiencia fluida (más sobre esto abajo). Cuanto más empoderen los gerentes a sus equipos, mejor será su rendimiento.

Finalmente, otra parte importante en la construcción del equipo es motivarlo mediante incentivos y fortalecer la moral. Esto implica ofrecer recompensas a los empleados por un trabajo bien hecho. Las empresas que reconocen y valoran a su personal tienen más probabilidades de contar con un equipo dispuesto a dar más de lo esperado.

2. Utiliza plataformas CRM

Incluso con el mejor equipo, las empresas deben asegurarse de contar con las herramientas que les permitan trabajar de manera eficiente. En 2025, hay numerosas herramientas sofisticadas y específicas para empresas que atienden a clientes; no hay razón para no implementarlas.

De hecho, sin las herramientas adecuadas, los equipos pueden tener dificultades para coordinarse y responder de forma eficiente a las consultas. Aquí es donde un software CRM puede ser un salvavidas para los equipos de atención.

El software CRM para comercio electrónico puede ayudar a garantizar que todos estén en sintonía, lo cual es fundamental para mantener altos estándares de atención al cliente.

Las ventajas de contar con un sistema CRM son muchas:

• Puede ofrecer información sobre cada cliente, permitiendo que los equipos de atención tengan una visión completa de sus necesidades y puedan brindar un servicio personalizado.

• Facilita que los agentes interactúen con los clientes, fomentando la construcción de relaciones.

• Permite que los equipos de atención trabajen más estrechamente con los departamentos de ventas, mejorando la experiencia general a través de técnicas de venta cruzada y upselling dirigidas.

• Es accesible desde diferentes dispositivos (móvil, escritorio, tablet), lo que da la capacidad a los agentes y propietarios para ayudar a los clientes en cualquier momento y lugar.

Un buen sistema CRM será el pilar de toda estrategia de atención al cliente. Puede marcar la diferencia entre una operación simple y una que se sienta como un cuello de botella. Para 2025, esto será imprescindible. 

3. Escucha a tus clientes

Una de las acciones más importantes que puede tomar una empresa para mejorar su atención es escuchar sinceramente a sus clientes y comprender lo que quieren transmitir. Cada cliente es un individuo, y cada situación es diferente y debe abordarse como tal.&p...

Las empresas no deben hacer suposiciones acerca de lo que sus clientes desean o necesitan. En cambio, escuchar sus consultas y entender sus problemas con empatía puede ayudar mucho a identificar mejor las soluciones. Cada cliente que se comunica busca una solución, y quiere ser reconocido como individuo.

Los conceptos de empatía y comprensión son fundamentales para colocar al cliente en el centro de cada estrategia empresarial. Porque, sin clientes, una empresa no tendría a quién venderle productos o servicios.

Al escuchar a los clientes, mostrar comprensión por sus circunstancias particulares y resolver sus problemas, sentirán que han sido atendidos y valorados. Esa es la esencia de una experiencia de cliente excelente. 

4. Responde con rapidez

En el mundo digital hiperconectado de hoy, la mayoría de los clientes espera recibir una respuesta a su consulta&a href="https://www.arise.com/resources/blog/customer-service-frustrations-series-email-response-times#:~:text=Over%2080%25%20of%20customers%20expect,a%20response%20within%2048%20hours&text=37%25%20expect%20a%20response%20within,of%20longer%20than%202%20days"> en 24 horas. Incluso si es mediante un chatbot o sistema de tickets, reconocer su situación rápidamente es fundamental.

Una vez que un representante atiende inicialmente la consulta, la empresa debe contar con un sistema que organice eficientemente los flujos de trabajo del soporte, garantizando que un agente en vivo responda lo antes posible tras la apertura del ticket de ayuda.

Los clientes quieren saber que son la prioridad número uno para la empresa. Responder con prontitud, tanto automáticamente como en persona, refleja que la compañía se preocupa por su negocio y su experiencia.

Idealmente, las respuestas a los clientes deben ser oportunas, precisas y respetuosas. Resolver el problema del cliente en el primer contacto completamente y correctamente, demuestra que la empresa y sus representantes valoran su tiempo. A los clientes les gusta esta actitud, y beneficia a la empresa, permitiendo que los agentes gestionen rápidamente el flujo de trabajo, fortaleciendo la reputación de la marca por soporte proactivo y puntual.

5. Muestra actitud positiva

Es evidente que el servicio al cliente debe ser cortés y profesional. Pero basta con ser educado; lo importante es mantener un tono orientado a la solución y una actitud positiva que ayude a construir una relación positiva.

Los clientes a menudo se sienten frustrados o alterados porque las cosas no han salido como esperaban. Es labor de los representantes de atención ser empáticos con su situación y responder con positividad, garantizando que ningún problema sea demasiado grande para resolverse.

Al responder con actitud positiva, los miembros del equipo de atención pueden dispersar situaciones de estrés, hacer que el cliente se sienta valorado y convertir cada interacción en una experiencia positiva. Mantener una actitud optimista, incluso en situaciones difíciles, será sin duda una buena reputación para la marca y una razón para que los clientes vuelvan.

6. Demuestra tu experiencia

Ya sea que una empresa venda productos o servicios, todos quieren ser expertos en su campo. Las compañías que pueden demostrar con confianza su conocimiento serán bien valoradas por sus clientes y, por supuesto, la experiencia ayuda mucho para generar confianza.

Asegurarse de que todo el equipo de atención esté bien informado acerca de los productos y servicios de la compañía significa que los representantes podrán ofrecer soporte en diversas formas y hablar con conocimiento. Un conocimiento directo de los productos ayudará a entender mejor los problemas de los clientes y a resolverlos con mayor eficacia.

Para ello, las empresas deben invertir en capacitación de productos para sus equipos. Permitir que cada miembro del equipo de atención experimente los productos o servicios de la empresa les ayudará a comprenderlos mejor y a transmitir ese conocimiento al cliente. Entrenar a los representantes en el conocimiento profundo de la empresa y sus ofertas garantiza confianza y credibilidad hacia los clientes.

Además, mostrar el conocimiento de los productos o servicios mediante unabase de conocimientos para clientes", accesible en tu sitio web, permitirá que los clientes encuentren soluciones por sí mismos en muchas ocasiones. Esto será muy valorado por quienes buscan ayuda rápida y sencilla.

7. Domina el arte de cerrar la conversación

El servicio al cliente no solo consiste en comenzar las conversaciones de forma rápida; también es igual de importante cómo se concluyen.

Las empresas deben procurar que la interacción con el cliente termine en un mejor estado emocional que cuando empezó. Esto se puede lograr en la capacitación, poniendo énfasis en la importancia de finalizar cada interacción con una nota positiva y de confianza.

Para ello, los representantes deben preguntar si hay algo más en lo que puedan ayudar o alguna otra duda antes de colgar. Esto asegura que no queden cabos sueltos y que el cliente se sienta valorado y atendido. Además, despedirse con un tono motivador e inspirador generará confianza en la empresa y en sus empleados.

8. Asume tus errores

Aunque los mejores equipos de atención al cliente son responsables y minuciosos, es humano que de vez en cuando se cometa un error o un malentendido. Cuando esto sucede, lo mejor es reconocerlo y actuar para aliviar la situación.

Las empresas que invierten en servicio al cliente siempre asumen la responsabilidad por sus errores y convierten las experiencias negativas en positivas, asegurando que hayan resuelto el problema para recuperar la confianza del cliente en la marca.

Reconocer una equivocación puede ser difícil, pero es lo correcto tanto para el cliente como para la marca. Los equipos de atención deben estar entrenados para disculparse, tranquilizar al cliente y garantizar que ese error será corregido, dejando siempre una buena impresión y sintiendo que están en buenas manos.

Aunque parezca contradictorio, incluso un error puede ser una oportunidad para ofrecer un servicio excepcional que termine conquistando al cliente y fortaleciendo la relación con él.

9. Solicita comentarios

Como dice el dicho, “no sabes lo que no sabes”. La mejor forma de garantizar un buen desempeño del servicio al cliente es solicitando su opinión. Esto se puede hacer fácilmente invitando a cada cliente a completar un formulario de retroalimentación tras su experiencia con la empresa. Así, la dirección podrá saber qué aspectos funcionaron y cuáles pueden mejorar, además de poder recompensar a quienes brindaron un buen servicio.

Un formulario de retroalimentación en línea puede proporcionar pareceres valiosos que, de otra forma, serían difíciles de detectar. Con estos datos, la empresa puede analizarlos y actuar para mejorar sus sistemas y procesos. Incorporar la retroalimentación de forma inteligente y sistemática permitirá implementar soluciones efectivas.

De ahora en adelante, es recomendable seguir recopilando y midiendo la opinión de los clientes periódicamente. Esto asegurará que las mejoras en el servicio reflejadas en los comentarios se traduzcan en mayor satisfacción y mejores evaluaciones.

Este ciclo continuo de retroalimentación es esencial para que el programa de atención no se vuelva complaciente y siempre esté atento a los aspectos que funcionan y a los que necesitan mejorar. &;

10. Ve más allá

Una de las reglas no escritas para brindar un servicio excepcional es siempre superar las expectativas del cliente. No hace falta que sea algo espectacular; pequeños gestos que hagan sentir importante al cliente. Por ejemplo, que un representante revise el historial de pedidos en el sistema CRM o utilice el nombre preferido en cada interacción ayuda a que el cliente sienta que el servicio está personalizado, que sabe de su caso y que es más profesional que la competencia.

Agregar un toque personal y un esfuerzo adicional para que la experiencia sea memorable no pasará desapercibido. En un mundo en el que la mayoría de las interacciones están automatizadas, la atención personalizada aún se valora, especialmente cuando se supera la expectativa.

No tiene por qué ser costoso. Pequeños gestos de buena voluntad, como los mencionados, contribuyen a incrementar los márgenes de la empresa sin disminuir las ganancias.

Pensamientos finales

Al comenzar 2025, las empresas deben adaptarse a un entorno de comercio electrónico en rápida evolución. Los consumidores prefieren comprar en línea y sus expectativas en cuanto al servicio se renuevan constantemente con los nuevos canales y soluciones digitales. Es recomendable que las empresas tomen nota y adapten estos aspectos a sus programas de atención. Ofrecer un excelente servicio será la prioridad número uno en el próximo año.

Durante estos cambios, también es importante mantener la perspectiva. El servicio al cliente es un proceso en constante desarrollo, y siempre hay oportunidad de mejorar. Prestar atención a lo que dicen los clientes, cómo responden los equipos y los resultados de cada interacción ayudará a identificar áreas de mejora.

Las empresas no pueden permitirse estar inactivas; una búsqueda continua de mejora es clave para mantener contentos a los clientes y que el flujo de negocios siga creciendo. Enfocarse en el atención al cliente será una de las mejores decisiones para iniciar el próximo año.

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